GED et workflow

Transformation digitale avec mise en place d’une GED et gestion du cycle de vie documentaire complet

Situation initiale

La gestion du courrier était 100% papier. Aucune solution informatique n’était en place. Beaucoup de temps était perdu entre les allers-retours de documents, les validations de paiements, avec un risque de perte de documents.

L’objectif était de dématérialiser l’ensemble des courriers dès l’ouverture, puis de se passer complétement du papier.

Les collaborateurs internes ne maîtrisaient pas du tout l’environnement technique et n’avaient que peu été impliqués dans la mise en place de la solution.

Choix de BS-Team

Nous avons recherché un partenaire Microsoft qui était à la fois expérimenté sur la suite Office 365 et qui pourrait être capable de prendre en main un projet de digitalisation.

BS-Team s’est imposé comme un acteur couvrant l’ensemble des besoins et qui était autant à l’aise pour adresser les problèmes fonctionnels, de sécurité, de processus et qui connaissait les contraintes légales d’un archivage pur numérique (archivage légal).

Réalisation du projet

Un Business Analystes de BS-Team s’est tout d’abord immergé dans notre environnement pour comprendre notre métier qu’ils ne connaissaient pas encore. Très vite il a pu nous guider dans nos réflexions pour en extraire les besoins nécessaires pour la mise en route du projet.

Microsoft SharePoint online, de la suite Office 365 a été sélectionné comme outil GED.

L’outil GScan s’est avéré être le meilleur outil de dématérialisation pour nos besoins, car il peut s’adapter à n’importe quel matériel (scanner multifonction) et s’interface très facilement avec SharePoint

Tous les processus depuis la dématérialisation jusqu’à l’archivage légal ont été implémenté avec des workflows Microsoft Flow

Le projet a permis d’automatiser et d’uniformiser le traitement de nos courriers en fonction du type de documents. Moins de temps est perdu et le risque de la perte d’information a disparu

Fin de projet

L’objectif a été pleinement atteint. Cet outil est maintenant partagé avec nos partenaires et clients qui accèdent à SharePoint tel un Extranet. Ils peuvent dès lors suivre le traitement de courriers les concernant ou même interagir en validant.

Le projet

Pour un grand secrétariat, nous avons mis en place un outil de Gestion Electronique des Documents – GED et mis en place un processus de gestion du cycle de vie documentaire de la dématérialisation à l’archivage électronique.

Lien

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