Dématérialisez votre entreprise et ses processus métier
Nos solutions de collaboration permettent de gagner en efficacité autant sur le plan du partage d’information que de l’organisation des informations.
Ces outils permettent une meilleure collaboration dans vos tâches quotidiennes. La suite de solutions de collaboration permettant la gestion de documents et d’information que l’échange et le partage au sein d’équipes de travail. L’automatisation de processus d’entreprise permet ensuite de gagner en efficacité et d’uniformiser le traitement de certaines tâches. Le travail de base est ainsi allégé et permet à chaque collaborateur de se concentrer sur son cœur de métier.
GED et gouvernance
La mise en place d’un système GED peut être une excellente occasion d’asseoir une politique d’entreprise articulée sur la gestion des documents ; cette politique peut aussi avoir des répercussions bien au-delà des simples flux documentaires.
Forte de plusieurs années d’expérience en business analyse et en gestion documentaire, BS-Team peut analyser pour vous les gains de synergie dont vous pourriez bénéficier en élargissant votre projet de GED en y intégrant un volet de refonte de gouvernance.
Le cycle de vie d'un document
Assujetti à une gouvernance appropriée, un document traverse plusieurs stades au cours de son existence :
1. Création
Les documents peuvent être rédigés par l’action humaine ou produits automatiquement par des systèmes d’information. Il faut dès la création déterminer certaines caractéristiques qui accompagneront le document tout au long de son existence, notamment l’emplacement et les métadonnées.
2. Gestion
Une fois créés, les documents sont susceptibles d’évoluer au cours de leurs différentes mises à jour. Même un document statique doit faire l’objet d’une certaine gestion, en particulier pour en définir les permissions d’accès.
3. Diffusion
Une fois validé, le document sera diffusé. Le mode de distribution et les structures de permissions ne sont que deux parmi plusieurs aspects de ce stade.
En particulier, le stade de diffusion peut être suivi d’un retour répété à la phase de gestion.
4. Conservation
Une fois atteinte l’échéance de validité, le document doit souvent être conservé. Cette phase a elle aussi ses besoins et ses caractéristiques spécifiques, en particulier la prescription de droits d’accès d’archivage et la conservation des différentes versions antérieures du document.
En phase de conservation, le document peut être visé par une date de suppression prédéfinie.
La spécification de chacun de ces stades est un passage obligé pour garantir la rigueur et la pérennité de votre système de GED.
Taxonomie et métadonnées
Votre entreprise peut se munir d’un cadre de taxonomie pour renforcer l’homogénéité des documents et des processus de l’entreprise. Mieux encore, une bonne taxonomie peut avoir pour principale fonction d’instituer des méthodes de travail structurées.